quarta-feira, 3 de setembro de 2008

Mobilidade: A empresa na palma da mão ou o escritório sem paredes?


De há alguns anos para cá, principalmente desde do boom da Internet (ano 2000), se fala cada vez mais de aplicações móveis e de Mobilidade Empresarial. Desde essa altura, a evolução na implementação real da Mobilidade Empresarial, talvez não tem sido tão rápida como alguns analistas de renome indicavam, mas tem sido feita de forma sustentada.
Contudo muitas empresas, muitos gestores e decisores ainda têm algumas reticências, pois continuam a ter dúvidas e colocam várias questões:
  • O que é isso de Mobilidade Empresarial?
  • Qual a vantagem competitiva que posso obter?
  • E os meus colaboradores, será que se irão adaptar?

O objectivo deste artigo é o de procurar dar uma visão geral de Mobilidade Empresarial neste momento e onde poderá apoiar as empresas a ganhar vantagens competitivas, evitando alguns erros típicos cometidos no passado.

Mobilidade Empresarial – O que é isso?

A Mobilização Empresarial é muito mais do que o receber ou enviar emails.

A sua definição pode ser algo complexa de consubstanciar, mas se pensarmos que hoje em dia as empresas dispõem de várias aplicações internas (e processos em formato papel ainda) que suportam as suas operações e decisões, poderemos pensar que qualquer um destes processos e aplicações podem ser alvo de “Mobilização”.

Isto é, consegue-se facilmente identificar que o facto de um comercial ir todos os dias ao escritório para colocar as suas encomendas, é um claro exemplo do que poderá ser tornado disponível numa aplicação móvel. Outro alvo são os processos típicos dos inspectores de uma empresa (de seguros, de electricidade, etc.) fazem na recolha e validação de informação dos materiais distribuidos em vários locais do país.

Estes dois simples exemplos do ponto de vista operacional da vida do dia a dia da empresa servem para clarificar um pouco o que é isto de Mobilidade Empresarial. Mas é muito mais, é também o Presidente da Empresa dispôr na “palma da sua mão” de informação de negócio e de indicadores estratégicos, independentemente de onde ele esteja, que lhe permitam a qualquer momento tomar decisões. Assim, também estou a falar de Mobilização de Aplicações de Suporte à Decisão.

Isto tudo para referir que Mobilidade Empresarial é muito mais do que colocar em PDAs porções de aplicações existentes e operacionais, é também colocar em qualquer lado informação da empresa que seja estratégica e decisiva para a vantagem competitiva desta no mercado.

Para mim, e tentando resumir: Mobilidade Empresarial é colocar o bem mais valioso da empresa, que é a sua informação, os seus dados, em qualquer local, em qualquer dispositivo, com segurança e havendo ou não conectividade à rede.

Mas desenvolver Aplicações Móveis é igual a desenvolver outro género de Aplicações?

NÃO! É mesmo um não em maíusculas.

Há muitas razões, mas direi que as fundamentais estão ligadas à forma de usabilidade de aplicações móveis ou à identificação do que é possível mobilizar.

Muitos projectos no passado falharam, porque os utilizadores não se adaptaram à forma como interagiam com a aplicação, derivado a muitas vezes existir demasiada informação num ecrã, ou por ser demasiado lenta, ou ainda por demasiados passos para terminar um processo. Estas são questões de usabilidade que muitas vezes são descuradas pelos analistas e gestores de projectos, que depois leva ao falhanço do projecto por razões de não adesão por parte dos utilizadores.

O outro aspecto que por vezes se cai é na ânsia da Mobilidade, procura-se mobilizar uma aplicação totalmente e não identificar quais os processos que são passíveis de mobilização. E aqui acaba-se por falhar por inadequação da aplicação ao processo da empresa. Este muitas vezes é o erro típico geral da informática: procurar adaptar aplicações e não analisar processos para os optimizar.

Escritório Móvel? Os meus colaboradores já não vêm cá?

Pois é, será que isto acontece com a Mobilidade? Será que eu, como gestor da empresa, vou deixar de ver os seus colaboradores e deixa de saber por onde eles “andam”? A resposta a esta e outras questões do género é “Nim (Sim e Não)”.

Pode parecer confuso, mas na realidade é simples.

Em áreas como a comercial o que interessa mais é que este tipo de colaboradores estejam idealmente a realizar reuniões, propostas, avaliação de leads e oportunidades, etc. E a maioria destas actividades está normalmente fora do escritório. Num cenário quase ideal, direi que o director comercial reuniria uma vez por semana para definir e alinhar estratégias e nos restantes dias da semana não veria mais nenhum dos seus elementos da equipa no escritório. Porquê? Porque se os comerciais tiverem a capacidade de terem no seu PDA e/ou portátil a informação necessária de preparação da reunião, a possibilidade de processar automaticamente encomendas e de recepção de listas de preços actualizadas, bem como das rotas de visitas a realizar, evitavam a necessidade de ao final do dia terem de se deslocar ao escritório para realizarem todos estes processos e focam-se mais nos objectivos a cumprir.

Quem ganha? A empresa e o colaborador.
A empresa porque de um lado centralmente conseguiria gerir à distância todo o processo de venda e de produtividade dos colaboradores, permitindo ganhar mais tempo aos seus comerciais fazerem mais visitas e consequentemente mais negócio.
O colaborador que tem mais tempo para fazer o seu trabalho comercial no horário normal de trabalho e consequentemente mais negócio e comissões, bem como dispôr de melhor nível de qualidade de vida pessoal.

Tal como este exemplo na área comercial, podem-se extrapolar para outras áreas da empresa. Mas será que o escritório vai deixar de ter colaboradores? Não, naturalmente que não, pois existe um conjunto de tarefas que terão de ser sempre realizadas de forma central e não distribuída, apesar de “não haver limites”nesta área.

Hoje eu consigo estar a responder a emails na praia quando estou de férias, a fazer propostas quando estou à espera de entrar para reuniões, a gerir colaboradores através do Messenger e até a receber formação quando estou numa esplanada ao final do dia a descomprimir de um dia de trabalho.

Conclusão: a mobilidade dá mais liberdade, mais produtividade e maior controlo à empresa e aos seus colaboradores.

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