segunda-feira, 14 de julho de 2008

Projectos de Sistemas de Suporte à Decisão – Mais informação ou melhor informação?

Quando um decisor de uma empresa pensa em implementar um Sistemas de Suporte à Decisão, imagina ter uma aplicação que de forma rápida e intuitiva lhe dê as informações das variáveis mais importantes para tomar a decisão mais correcta. O tempo é fundamental para o negócio, pelo que essa informação é importante que seja actual e não da semana ou do mês anterior.

O mercado empresarial está de dia para dia cada vez mais competitivo – e isto é um facto. É também um facto que os factores globalização e internet aceleraram ainda mais a competitividade, baixando de forma radical os custos de transacção. Por isso (e muito mais...), o número de variáveis de informação que nos apoiam nas tomadas de decisão cresceu exponencialmente.
Os volumes de informação são hoje enormes e com origens dispares, pelo que as empresas têm de saber o que é importante e o que realmente interessa ao seu negócio em particular, caso contrário o grau de ruído é enorme.

É por isso que o díficil não está em decidir, mas em filtrar qual a informação que será mais útil, por forma a se decidir melhor e com maiores graus de certeza. Esse sim, é o grande desafio e dificuldade.

Este princípio é, certamente, partilhado por todos. Contudo o problema está em implementar uma infra-estrutura capaz de responder a estes outputs e que sirva toda a empresa, de uma forma completamente transversal.

Decidido! Implementemos um Sistema de Suporte à Decisão
Entretanto Buzzwords como Datawarehouses, Datamarts, Business Intelligence, Datamining, entre muitas outras, estão na linha da frente para responder e suportar estes desafios de negócio. Os fornecedores iniciam a sua senda de justificar tecnologias. Mas há um aspecto fundamental, este tipo de Projecto tem mais de Negócio, do que de tecnologia.

É por isso que um dos erros típicos na implementação deste tipo de projectos é o de serem liderados pela área técnica e de infra-estruturas, não envolvendo os vários líderes da empresa e a inexistência de um verdadeiro sponsor capaz de desbloquear as várias “políticas e burocracias” da empresa.

As Regras Base do Jogo - o Projecto

Regra 1 – Onde nasce
Este tipo de projectos e tal como a maioria dos projectos de Sistemas de Informação, tem origem numa área de negócio da empresa e não da área técnica. Neste caso em particular e havendo a necessidade de construir um Sistema de Suporte à Decisão na Empresa, essa surge então do departamento de Marketing (p.e., porque pretende avaliar a efectividade das campanhas que realiza), ou do departamento Financeiro (p.e., porque pretende avaliar a evolução financeira da empresa ao longo do tempo de uma forma mais detalhada), ou do departamento Legal (p.e., porque necessita de avaliar todos os processos jurídicos ligados à fraude), ou mesmo do Presidente (p.e., porque pretende chegar todas as manhãs ao gabinete e avaliar “a saúde” da empresa nas várias perspectivas).

Regra 2 – O âmbito
Definir qual o âmbito do projecto, isto é, se o projecto se enquadra num âmbito limitado a um departamento (datamart) ou se será um projecto transversal à empresa (datawarehouse). Qualquer um dos casos (como em tudo na vida...) tem vantagens e desvantagens. As principais vantagens de uma abordagem datamart/departamental será o de ser mais rápido de implementar, sendo que a abordagem datawarehouse tem como principal vantagem o de ser um projecto transversal à empresa, que permitirá cruzar mais facilmente informação entre os vários departamentos da empresa. Na realidade o datawarehouse pode ser considerado como o somatório dos vários datamarts da empresa, tal como a empresa é o somatório dos vários departamentos, contudo se a abordagem datamart é estanque e sem visão de empresa não conseguimos extender para um datawarehouse.
Imagine que o cliente do Sistema de Suporte à Decisão é o Presidente da empresa, este não poderá ter apenas informações parciais de cada departamento, pretende mais, pretende ter a Visão Única da Empresa e dos seus Clientes num único local.

Metodologia de Implementação – diminuir o risco, assegurar os objectivos de informação

Um outro aspecto importantíssimo em projectos é assegurar a existência de uma Metodologia de Projecto. Fazendo uma analogia simples e fácil com o dito popular: “Metodologias, há muitas!”, mas metodologias claras de projectos de Suporte à Decisão, há poucas!

Os projectos de Sistemas de Suporte à Decisão são completamente diferentes de um projecto de Desenvolvimento de uma aplicação web. Estes são projectos diferentes, por isso necessitam de metodologias diferentes. É por isso que as empresas deverão assegurar que quem faz a sua implementação deverá ter uma metodologia específica, caso contrário, e conforme é reconhecido no mercado, 60% dos projectos de Datawarehouses empresariais falham por falta de uma definição clara de processos.

A metodologia tem de estar perfeitamente enquadrada com as fases, os processos e as tarefas a realizar, desde quem sem os interlocutores na análise de requisitos, até ao processo de disponibilização final do projecto aos utilizadores.

Esta metodologia é aquela que permitirá que o projecto se mantenha alinhado com a estratégia de negócio, assegurando que os utilizadores de negócio e decisores da empresa estejam sempre envolvidos durante a execução e implementação do projecto. Contribuindo ainda para a identificação clara dos caminhos críticos e suas dependências de negócio, de tecnologia e fontes de informação.


O segredo do sucesso - Pensar Global, Actuar Local

Os projectos de Datawarehouse empresariais de sucesso são projectos modulares e evolutivos. Desconheço projectos de Suporte à Decisão e mesmo em geral de projectos de Sistemas de Informação, do tipo “Big-Bang”, onde a equipa de projecto fica “fechada” durante 1 ou 2 anos a desenvolver, sem qualquer feedback, e como por magia “aparece” com o Datawarehouse da empresa. Pelo contrário, os projecto “big-Bang” que conheço são rotundos fracassos.

O verdadeiro sucesso de Datawarehouse que conheço está em projectos que foram construídos de forma modular e evolutiva. Isto é, iniciaram-se de uma base comum da visão de empresa, sendo construindo faseadamente, módulo a módulo de acordo com as prioridades de negócio e com um aspecto importante: entregas do Portal de Suporte à Decisão modular com a informação de negócio prioritária e que seja a desejada pelos utilizadores.

O segredo está em seguir um processo evolutivo de implementação, isto é, perceber que existe um framework lógico que representa o âmbito global, mas que é implementado de forma modular. Alcançar “quick wins”, para permitir que se ganhe a dinâmica de projecto e de marketing dentro da empresa que justifique a continuidade da aposta inicial de construir um ambiente de Suporte à Decisão empresarial.

Em jeito de conclusão, para que servem os ambientes de Suporte à Decisão? Para apoiar os gestores (decisores da empresa) a terem mais bases de informação para melhor decidirem nas tomadas de posição tácticas (curto prazo) e estratégicas (médio e longo prazo).

O que os gestores precisam não é apenas mais informação, mas fundamentalmente melhor informação!

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